Forretningsorden for Stouby Fællesvarme a.m.b.a.

  1. Indledning.
  2. Bestyrelsens konstituering.
  3. Bestyrelsesmøder.
  4. Formandens rolle.
  5. Dagsorden.
  6. Beslutninger.
  7. Beslutningsprotokol.
  8. Bestyrelsesmedlemmernes ret til information/informationspligt.
  9. Revision.
  10. Bestyrelses – og direktionsansvarsforsikring.
  11. Habilitet.
  12. Tavspligt/fortrolighed.
  13. Sekretariatsbetjening af bestyrelsen.
  14. Selskabets ledelse.
  15. Ikrafttræden.
1. Indledning.
Forretningsorden indeholder nærmere bestemmelser om bestyrelsens og en eventuel driftsleders opgaver og indbyrdes arbejdsfordeling / kompetencer.
Forretningsordenen er et arbejdsdokument, der løbende vurderes og justeres i forhold til Stouby Fællesvarmes behov.

2. Bestyrelsens konstituering.
Formanden vælges af generalforsamlingen. Den øvrige bestyrelse konstitueres umiddelbart efter/på det første møde efter den ordinære generalforsamling.
JF. i øvrigt vedtægterne for Stouby Fællesvarme.

3. Bestyrelsesmøder.
Bestyrelsen afholder ordinære bestyrelsesmøder efter behov og i øvrigt når formanden finder det nødvendigt, eller begæres af et bestyrelsesmedlem eller en eventuel driftsleder.
Bestyrelsesmøderne afholdes efter formandens bestemmelse på selskabets kontor eller et andet af formanden afgivet sted.
Dagsorden med tilhørende bilag udsendes senest 3 dage før mødet. Indkaldelse sker via e-mail.
Udover bestyrelsens medlemmer deltager en eventuel driftsleder og en eventuel bogholder i bestyrelsesmøderne.
Desuden kan der efter behov indkaldes rådgivere m.v. Selskabets revisor, rådgivende ingeniør og advokat kan på begæring af et bestyrelsesmedlem eller driftsleder deltage i bestyrelsesmøder.
Udover egentlige fysiske møder kan der anvendes kommunikation via e-mail sms app’en Signal. Træffes der via denne vej konkrete beslutninger optages disse på dagsorden til det førstkommende ordinære bestyrelsesmøde som et orienteringspunkt.

4. Formandens rolle.
Formandens rolle er at få udarbejdet en dagsorden til bestyrelsesmøderne, samt lede bestyrelsens forhandlinger og repræsentere bestyrelsen udadtil.
Desuden er formanden bemyndiget til at underskrive bindende kontrakter m.v. efter forudgående godkendelse af bestyrelsen.
JF. i øvrigt vedtægterne for Stouby Fællesvarme.

5. Dagsorden.
Dagsordenens punkter skal give en kort sagsfremstilling på hvert punkt, og der vedlægges de nødvendige bilag til sikring af at bestyrelsesmedlemmerne inden mødet kan sætte sig ind i de enkelte sager som skal behandles.
Det påhviler en eventuel driftsleder at orientere bestyrelsen om værkets drift, økonomi, forsikringsdækning samt fremtidige udviklingsmuligheder. Der er opbygget en model med særlige nøgletal som beskriver værkets aktuelle månedlige / årlige drifts status.
Ønsker et bestyrelsesmedlem punkter på dagsordenen, skal de være formanden i hænde senest 5 dage inden mødets afholdelse.

Dagsordenen bør indeholde:
  • Godkendelse af dagsorden
  • Godkendelse og underskrift af beslutningsprotokollen fra det seneste møde
  • Orientering om værkets drift og økonomi
  • Formanden orienterer om det skete siden sidst
  • Øvrige punkter
  • Hvad er næste skridt i Stouby Fællesvarme
  • Meddelelser til forbrugerne/evt. pressen
  • Næste møde
  • Eventuelt
Desuden anføres i dagsordenen hvilken punkter der er lukkede som ikke refereres videre f.eks. personsager, personalerelateret, køb/salg af fast ejendom m.v.

6. Beslutninger.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af samtlige bestyrelsesmedlemmer deltager i beslutningen. Står stemmerne lige, gør formandens eller i dennes forfald den som formandens fungerende næstformand stemme udslaget.
Der tilstræbes enighed i bestyrelsen.
I særlige vigtige beslutninger eller hvis et bestyrelsesmedlem begærer dette, anføres i protokollen begrundelse for den trufne beslutning.

7. Beslutningsprotokol.
Den af bestyrelsen valgte sekretær fører hhv. referat/beslutningsprotokol over de beslutninger som bestyrelsen træffer.
Kopi af referatet/beslutningsprotokollen fremsendes senest en uge efter mødet til samtlige bestyrelsesmedlemmer og efter behov til selskabets rådgivere.
Det påhviler selskabets formand at sikre udførelsen af bestyrelsens beslutninger.
Referatets/beslutningsprotokollen tages op til godkendelse på det førstkommende ordinære bestyrelsesmøde og referat/protokollen underskrives. Såfremt der er bestyrelsesmedlemmer, der ikke har deltaget i mødet, noteres dette med ”læst” tillige med underskrift.

8. Bestyrelsesmedlemmernes ret til information/orienteringspligt.
Bestyrelsesmedlemmer kan ved henvendelse til formanden og i dennes forfald næstformanden få oplysninger om forhold der har betydning for selskabets virksomhed.
Bestyrelsesmedlemmer har pligt til at videregive oplysninger til Stouby Fællesvarmes bestyrelse om forhold som kan have betydning for selskabets virksomhed.

9. Revision.
Selskabets revisor gennemgår min. en gang årligt selskabets økonomi, herunder regnskab samt revisionsprotokol. Desuden påses det 2 gange årligt af hhv. formanden og revisor at bogføring, formueforvaltning og de generelle forretningsgange ift. Stouby Fællesvarme forretningsorden bliver overholdt.

10. Bestyrelses- og direktionsansvarsforsikring.
Der bliver snarest tegnet ovennævnte forsikring som dækker tidligere, nuværende og kommende bestyrelses- medlemmer herunder suppleanter, samt en eventuel driftsleder.
JF. I øvrigt policens dækningsbestemmelser og dækningssummer.

11. Habilitet.
Det påhviler det enkelte bestyrelsesmedlem at oplyse bestyrelsen om inhabilitet ved behandling af sager på bestyrelsesmødet eller i øvrigt generelt inhabilitet.

12. Tavshedspligt / fortrolighed.
Alle oplysninger, mundtlige som skriftlige, herunder dokumentationsmateriale, som et bestyrelses - medlem modtager, er fortroligt. Bestyrelsesmedlemmer har tavspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab som medlem af Stouby Fællesvarme’s bestyrelse. Medmindre bestyrelsen har besluttet, at pågældende oplysninger kan offentliggøres, og i øvrigt ført dette til referat.
Den samlede bestyrelse eller et bestyrelsesmedlem kan dog aldrig videregive følgende
Oplysninger.
  • Personoplysninger (om personale, kunder m.v.)
  • Oplysninger, som er egnede til at skade, eller
  • Oplysninger, som kan skade selskabets samarbejdspartnere.
Hvert enkelt bestyrelsesmedlem, er ansvarlig for, at det materiale, han modtager, ikke kommer udenforstående i hænde.

13. Sekretariatsbetjening af bestyrelsen
En eventuel driftsleder varetager sekretariatsbetjening af bestyrelsen d.v.s. udsendelse af dagsorden med tilhørende bilag, beslutningsprotokollen, arkivering af protokol herunder bilag m.v.

14. Selskabets ledelse.
Bestyrelsen:
  • Formand Bjørn Henning Faxholm
  • Næstformand Søren Gade
  • Bestyrelsesmedlem Rasmus Monrad Hedelund
  • Bestyrelsesmedlem John Skinnebach-Larsen
  • Bestyrelsesmedlem Mads Planitzer
15.  Ikrafttræden.
Forretningsordenen er vedtaget på bestyrelsesmødet den 13. december 2022.
Scroll to Top